Bestyrelsens udvalg

På baggrund af de valgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter fordeles arbejdet i de følgende udvalg: Forretningsudvalget, Vurderingsudvalget, Byggeudvalget, Teknikudvalget og Kommunikationsudvalget.

Udvalgene har følgende ansvarsområder og opgaver:

Forretningsudvalget (FU)

Forretningsudvalget har det driftsøkonomiske ansvar omkring foreningen. Deres opgaver er eksempelvis:

  • Overvåge bestyrelsens arbejde og administration af foreningen
  • Økonomiopfølgning og godkendelse af betalinger.
  • Udsendelse af mødeindkaldelse til generalforsamling og bestyrelsesmøder, samt udsendelse af tilhørende materiale.
  • Sikre at indgåede kontrakter overholder gældende lovgivning og er indgået på markedsvilkår.
  • Daglig kontakt til foreningens administrator.
  • Deltagelse i møder med foreningens advokat, kommunen, m.fl.

To medlemmer af FU er sammen tegningsberettigede for foreningen. FU består altid af formand, næstformand samt et tredje bestyrelsesmedlem.

Vurderingsudvalget (VUR)

Vurderingsudvalget står for kommunikation omkring og facilitering af den ikke-juridiske del af salgsprocessen. Det inkluderer f.eks.:

  • Igangsættelse af salgsprocessen efter henvendelse fra en beboer.
  • Vejledning af beboere omkring hvordan salgsprocessen vil fungere.
  • Kommunikation med beboere omkring manglende byggetilladelser m.m.
  • Kontrol med penge afsat til fradrag og tilbagehold i forbindelse med salg.
  • Løbende optimering af vurderings- og salgsprocessen efter behov.
  • Kontrol efter behov af familiedokumentation, når personer ønsker at skrive sig på ekspektancelisten.

Vurderingsudvalget står derimod ikke for den administrative, økonomiske og juridiske del (f.eks. udsende brev om åbent hus til ekspektanter, opgørelse af endelig pris, udformning af overdragelsespapirer m.m.), som foreningens administrator står for. De står heller ikke for at lave aftale med fagfolk omkring VVS-, el- og vurderingsrapporten, eller for at fremvise huset i forbindelse med åbent hus. Dette er sælgers eget ansvar.

Byggeudvalget (BYG)

Byggeudvalgets rolle er at rådgive beboerne omkring hvorvidt deres ønskede byggeprojekter harmonerer med lokalplanen og facaderegulativet. Dette inkluderer følgende konkrete arbejdsopgaver:

  • Rådgivning af beboerne omkring hvorvidt byggeprojekter følger lokalplanen.
  • Udstedelse af tilladelser til ombygninger/renovation der bedømmes til at falde inden for lokalplanen.
  • Udstedelse af fuldmagter til at administrator kan indsende byggeansøgninger hos kommunen.
  • Rådgivning omkring hvad en byggeansøgning skal indeholde af oplysninger, vedhæftninger m.m. for at blive behandlet af kommunen.
  • Kommunikation med beboerne omkring verserende byggesager hos kommunen.
  • Arkivering af alle byggesager i foreningens arkiver.

Byggeudvalget er derimod ikke en generel rådgivningsmyndighed omkring husprojekter og kan ikke forventes at være generelt kyndige omkring håndværksmæssige udfordringer ved vores huse. De står heller ikke for udarbejdelse af selve byggeansøgningerne til kommunen – hvilket er beboerens eget ansvar – men kan hjælpe med og vejlede om processen omkring det.

Teknikudvalget (TEK)

Teknikudvalget er ansvarlige for de mere praktiske opgaver i foreningen. Det inkluderer eksempelvis:

  • Kontakt til vores havemand, som står for vedligehold af foreningens grønne anlæg, fejning af veje m.m.
  • Kontakt med parkudvalget omkring deres projekter og initiativer for forenings anlæg.
  • Opsyn med større skader på veje, fortov, foreningsbygningen m.m., som trænger til udbedring, samt indhentning af tilbud på dette.
  • Opsyn med og kontakt omkring foreningens internet- og fjernsynsaftale med YouSee, samt de nedgravede kabler og el-bokse.
  • Opsyn med og vedligeholdelse af foreningsbygningen, samt indhentning af tilbud til dette.
  • Kontakt til foreningens forsikringsselskab omkring f.eks. forhandling af priser eller klager fra beboere.
  • Sørge for at hyre snerydning

Kommunikationsudvalget (KOM)

Kommunikationsudvalget står for den officielle kommunikation til foreningens beboere. Dette drejer sig primært om:

  • Formidling af relevante nyheder fra bestyrelsen via Grøndalsvænge Nyt.
  • Tilføjelse af nyheder på forsiden af foreningens hjemmeside.
  • Opdatering og tilføjelser af relevant indhold på hjemmesiden.
  • Brug af bestyrelsens officielle Facebook-profil, som kan bruges til at melde officielle beskeder fra bestyrelsen ud til beboere på den lukkede Facebook-gruppe.
  • Kontakt med eksterne, som ønsker at sætte deres boliger på byttelisten, opdatering af bytteliste-kortet på hjemmesiden og formidling af kontaktinfo på bytteboliger ved henvendelse fra foreningens beboere.

Kommunikationsudvalget står også for at videreformidle, hvis en beboer ønske at sende en besked ud til resten af foreningen via Grøndalsvænge Nyt.